农信社信贷使用的合同专用章是一枚非常重要的印章,对其必须要进行严格的管理。但是当前农信社在使用的合同专用章管理存在不少问题:
首先是缺乏制度规范,其次,合同使用范围过广,第三,归口部门不明确,第四,使用的对象不明确,第五,保管责任不明确,保管不到位,第六,印章制发、更换、销毁等不规范。
针对上述问题,建议如下:
最根本的是要加强合同专用章制度管理。根据省农信联社有关规定,结合各行实际,建立和健全合同专用章内部管理制度和责任制度,制订具体的管理办法,规范用章。
其次,使用借款合同专用章。在现有合同专用章前加上借款二字,以限定、缩小用章使用范围。
第三,明确归口部门管理。应明确合同专用章由办公室归口管理为主、信贷管理部门管理为辅。办公室负责合同专用章的制发及登记备案、更换、作废销毁、检查监督等;信贷管理部门负责合同专用章的使用、保管等指导工作。
第四,明确使用对象。合同专用章应只能使用于信贷合同,包括借款借据、借款合同(保证、抵押、质押)、提款协议、展期协议、用款(还款)计划变更协议等。合同专用章不得超出业务范围或违反业务操作程序随意用印,严禁在空白法律性文件上盖章。
第五,明确印章保管责任,落实专人保管印章的制度。
合同专用章要视同行章管理,必须制定保管责任,确定专人保管用章。合同专用章在使用期间,保管人必须保证印章在自己的控制范围之内,须亲自对盖印章材料进行盖印章,不得将印章交于他人进行盖印章,用完印章须立即将印章收好。
合同专用章在不使用期间,印章保管人需将印章存放在有一定安全措施的保险柜或铁皮柜内,不得随意放置,并保证只有自己能控制该公章,否则由此产生的责任由保管人承担。保管人擅自用章的,一经发现应立即取消其保管资格,并视情节轻重给予必要的行政处分,触犯刑律的,提交司法机关追究刑事责任。其他人不得擅自使用印章进行盖章,或作他用,未经许可,非印章保管人使用印章盖章行为与印章保管人擅自用章行为一样,承担相应的责任。
合同专用章如丢失或被盗,应及时报告当地公安机关和总行,同时采取有效的防范措施,避免影响本行信誉和遭受经济损失。
最后,规范印章制发、更换、销毁等程序。合同专用章的制发、更换、销毁等应由归口管理部门负责,经归口管理部门负责人签署基本意见,报董事长或行长审批后,统一制发、更换、销毁。