目前,金融机构中止为证件过期客户提供服务存在的问题主要包括:前期未约定,有违合同法;协议约定只在账户层面,涵盖不全面;执行流程不严谨,纠纷时常发生;资料通过第三方传递,存在泄密风险;中止某些账户业务,可能导致客户损失。
笔者认为,金融机构应做好以下几方面工作合理服务证件已过期客户。
完善并补签协议,为后续措施提供保障。由于证件到期处理的约定仅在结算账户协议中体现,所以金融机构要建立客户层面的相关协议,约定证件到期处理内容。对于前期未签订协议的客户,金融机构应将补充内容通过柜面和非柜面渠道让客户补签,为后期控制措施提供合法依据。
明晰流程制度,确保合规操作。金融机构反洗钱管理部门和合规风险部门应制订详细的告知、执行、保密工作的业务流程,对于客户证件即将过期、已过期、已过期但在某个时间段里未处理的情况,应列出对应的通知、公告及控制措施的操作流程,提高可操作性,避免不规范操作以及执行尺度不一等引起客户投诉。金融机构还应制订考核奖惩制度,将证件过期处理率作为对反洗钱工作考核的一项重要内容。可定期梳理证件过期客户的交易数据,如发现柜员在办理需出示身份证件业务时未更新,则加大处罚力度。
完善业务系统,提高操作效率。柜面业务系统对即将过期(确定统一期限)或者已经过期但其账户尚未被控制的客户,应确定合适的处理方式。对于证件即将过期的客户,建议增加柜面系统及非柜台渠道提醒客户及时更新且由其自行确认最后处理期限的选项,并附相应的证件到期未更新,系统将自动中止业务办理,账户为只进不出状态等内容。若客户未带证件但急需办理不需出具身份证件的业务,则必须业务主管授权方可办理,客户再次确认最后处理期限的相关事项。同时,金融机构应拓宽客户自动更新证件信息的非柜面渠道,为客户提供自助更新功能。
加强沟通,明确特殊账户操作方案。对于特殊类的账户如信贷、代扣代缴等账户,金融机构可由合规管理部门针对每种情况提出解决方案。如正常信贷客户属于便于沟通的客户,应该可以做到及时变更客户信息;对于不良贷款户,由于其账户可能涉及诉讼及不良贷款盘活等操作,难以一次性控制了事;对于代扣代缴账户,由于其账户资金使用性质的特殊性,风险程度较小,可以考虑通过转入和转出限额、次数的方式进行约束,或者作为专项问题提前向监管部门汇报备案。另外,对于被中止服务的账户,如客户遇到紧急情况需要办理业务的,金融机构也应提前做好应急预案,在行内法审及其他审批流程走完后,再向监管部门和消费者权益部门沟通请示,实现监管要求和消费者权益保护之间的平衡。
控制账户和宣传激励并行,提高居民配合意识。金融机构应进一步提高客户的自觉配合意识。一是对符合控制条件的客户应严格按照要求控制其账户,让客户对自己不配合导致的后果负责;二是开展反洗钱宣传时,加大对证件过期产生不良后果的宣传力度;三是采取奖励措施,如对于积极配合信息更新的客户,可通过赠予商城积分、赠送小礼品、参与抽奖、增加部分金融产品的收益率等方式,提高客户配合更新信息的自觉性。