会计档案是重要的经济和金融档案,是国家档案的重要组成部分,是会计核算的专业资料。它也是记录和反映信用社经济业务的重要历史资料和证据。因此,加强会计档案管理,充分发挥会计档案作用是一项重要工作。针对如何做好信用社会计档案的管理工作,笔者认为应做好以下几方面:
提高会计档案管理认识。会计档案是记载信用社历史发展真实面貌的原始记录,科学规范地进行会计档案管理是信用社工作的一个重要部分,它为农信社发展提供了第一手资料。因而,科学规范的会计档案是衡量一个农信社管理水平的重要尺度。
建立健全会计档案管理制度。不断完善会计档案管理三大流程立卷归档、借阅审查和定期销毁制度,明确档案管理要求及会计档案管理分工。严格执行会计档案管理制度,把握档案整理、归档、管理的各个环节,做到有条不紊、规范有序,常整理、常审查,防鼠、防虫、防潮等“十防”措施要到位,确保档案室干净卫生,档案资料完整无缺、整齐不散乱、查找不慌乱。
推进会计档案管理队伍建设。各信用社的委派会计都是兼职档案员,所以会计管理档案都是由信用社会计负责。由于信用社人员很少涉及档案方面知识,对档案管理工作内容和方法都不甚了解,全靠信用社前辈传、帮、带。由此可见,缺乏专业性的知识指导,加强会计档案队伍的培训势在必行。
加强会计档案后续检查管理。加强会计档案的检查、考核力度,从而确保会计档案归档及时、保管完整、销毁有序。对原有会计档案,会计部门要组织人员进行全面清理,通过搜集补救一批、规范整改一批、集中销毁一批,保证现有会计档案完整、规范,使新增会计档案有科学管理的起点。
会计部门要抓好会计人员调动和网点撤并时会计档案的移交工作。会计档案交接要编制移交清册,交接双方负责清点核对,会计档案交接不清的会计人员不得离开工作岗位;对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会计档案,必须责令当事人回原单位查明原因,避免责任不清,人浮于事,造成会计档案的遗失。
要严格遵守会计档案调(查)阅登记制度,防止会计档案丢失和泄密;定期检查会计档案,及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理;对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。